Surat merupakan media tertulis untuk menyampaikan sebuah pesan atau informasi. Nah, agar pesan tersebut dapat tersampaikan dengan baik, surat memiliki format penulisan khusus yang harus kamu terapkan. Lalu, bagaimana sih, cara penulisan surat yang benar?
Surat resmi adalah surat yang menggunakan bahasa formal dan ketentuan-ketentuan format yang baku. Berikut ini cara dan contoh penulisan surat resmi yang wajib kamu tahu.
Penulisan Kepala Surat
Hal pertama yang harus ada dalam surat adalah kepala surat atau kop surat. Pada kepala surat, terdapat informasi mengenai instansi pengirim surat. Informasi ini berupa nama, alamat, nomor telepon, serta logo instansi.
Penulisan Tempat dan Tanggal Surat
Yang kedua adalah tempat dan tanggal surat. Tempat dan tanggal surat harus kamu letakkan di bawah kanan kop surat. Adapun penulisan tempat dan tanggal surat yang benar yaitu sebagai berikut.
Jakarta, 5 Juli 2022
Artikel terkait : Penulisan Tanggal Surat yang Tepat
Penulisan nomor, lampiran, dan perihal surat
Selanjutnya, pada penulisan surat yang benar kamu juga perlu menuliskan nomor, lampiran, serta perihal surat. Nomor surat berisi kode instansi serta tanggal pembuatan surat. Perihal surat menunjukkan inti surat secara singkat.
Sedangkan lampiran surat adalah jumlah dokumen yang kamu kirim bersamaan dengan surat. Jika tidak ada dokumen terlampir, kamu tidak perlu menuliskan lampiran atau bisa juga kamu tuliskan tanda strip (-).
Contoh penulisan nomor, lampiran, serta perihal surat yang tepat adalah sebagai berikut.
Contoh 1
Nomor: 15/PG/SMA 5/VII/2022
Lampiran: –
Perihal: Undangan
Contoh 2
Nomor: 24/PG/SMK 3/V/2020
Lampiran: 2 lembar
Perihal: Permohonan Izin
Penulisan Alamat Surat
Alamat surat juga merupakan bagian terpenting pada surat. Oleh karena itu, penulisan bagian ini harus kamu lakukan dengan tepat.
Pada penulisan alamat surat, kamu tidak perlu menggunakan kata “Kepada” di depan “Yth.”
Selain itu, penggunaan kata sapaan juga dapat kamu lakukan di depan nama penerima surat jika tidak mencantumkan gelar.
Berikut ini contoh penulisan kepada yth yang benar.
Yth. Bapak Winanto Adi
Kepala Biro SDM Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia
Jalan Taman Pejambon No.6, Senen, Jakarta Pusat
Penulisan Salam Pembuka Pada Surat
Kemudian, dalam membuat surat formal, kamu harus menggunakan salam pembuka. Pada umumnya, salam pembukaan pada surat formal dapat menggunakan kata “Dengan Hormat”. Salam pembuka harus diikuti tanda koma (,).
Menuliskan Isi Surat
Isi surat mencakup tujuan utama surat. Penulisan isi surat yang baik yaitu dengan menggunakan kalimat yang singkat dan padat agar tidak membingungkan pembaca surat.
Menggunakan Salam Penutup
Setelah itu, akhiri surat dengan salam penutup. Salam penutup dapat kamu sesuaikan dengan salam pembuka.
Jika kamu menggunakan “Dengan Hormat,” sebagai salam pembuka, maka gunakanlah salam penutup “Hormat Saya,”. Sama seperti salam pembuka, jangan lupa untuk menggunakan tanda koma (,) di akhir salam penutup.
Mencantumkan Tanda Tangan dan Nama Jelas Pengirim
Surat formal harus memiliki tanda tangan serta nama jelas pengirim. Pada suatu instansi resmi, bagian ini juga dapat ditambahkan cap stempel dan NIP.
Tembusan
Yang terakhir adalah Tembusan. Tembusan merupakan bagian yang menunjukkan pihak lain yang juga menerima surat selain penerima.Itu dia beberapa panduan penulisan surat yang benar. Dalam menulis surat, jangan lupa untuk tetap menggunakan bahasa yang sopan dan sesuai dengan EYD, ya!