Tahukah kamu bagaimana cara menulis nomor surat dinas yang benar? Selain tanggal surat, nomor surat juga merupakan hal penting dalam surat yang harus kamu tulis dengan benar.
Oleh karena itu, kamu perlu memahami bagaimana cara membuat nomor surat pada organisasi maupun instansi. Jadi, yuk simak penjelasan berikut dengan baik!
Ketahui Komponen Nomor Surat pada Surat Dinas
Pertama, kamu harus mengetahui dan memahami komponen-komponen yang ada dalam surat dinas. Ada apa saja sih, komponen yang terdapat dalam surat dinas.
Surat dinas yang baik dan benar harus memiliki kode nomor surat, nomor urut surat, kode lembaga, bulan, serta tahun pembuatan surat. Nah, penulisan nomor surat dinas yang benar adalah yang mencantumkan komponen tersebut secara berurutan.
Tentukan Kode Nomor Surat Saat Menulis Surat Dinas
Komponen nomor surat yang pertama adalah kode nomor surat. Untuk menentukan kode nomor surat, kamu perlu mengetahui jenis surat dinas yang akan kamu buat.
Berikut ini kode nomor surat untuk jenis-jenis surat dinas.
- 01 : Surat Keputusan (SK)
- 02 : Surat Undangan (SU)
- 03 : Surat Permohonan (SPm)
- 04 : Surat Pemberitahuan (SPb)
- 05 : Surat Peminjaman (SPp)
- 06 : Surat Pernyataan (SPn)
- 07 : Surat Mandat (SM)
- 08 : Surat Tugas (ST)
- 09 : Surat Keterangan (SKet)
- 10 : Surat Rekomendasi (SR)
- 11 : Surat Balasan (SB)
- 12 : Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
- 13 : Sertifikat (SRT)
- 14 : Surat Perjanjian Kerja (PK)
- 15 : Surat Pengantar (SPeng)
Catat Nomor Urut Surat Dinas
Selanjutnya, komponen surat dinas yang kedua adalah nomor urut. Nomor urut ini menunjukkan urutan surat yang sebuah instansi atau organisasi keluarkan.
Contohnya yaitu jika tertulis kode 004, maka surat tersebut merupakan surat ke-4 yang dikeluarkan oleh instansi atau organisasi.
Cantumkan Kode Instansi
Setelah itu, yang ketiga adalah kode instansi. Kode instansi adalah sebuah singkatan dari nama instansi. Tiap instansi atau organisasi memiliki kodenya sendiri.
Contohnya yaitu DP-KM adalah kode dari Dinas Pendidikan Kota Malang.
Sertakan Bulan dan Tahun
Dan yang terakhir, yaitu bulan dan tahun. Penulisan bulan pada nomor surat digunakan dengan huruf romawi. Sedangkan penulisan tahun tetap menggunakan angka biasa.
Agar kamu lebih paham, simak contoh nomor surat dinas yang benar berikut ini.
| Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019 |
Keterangan :
Kode 02 : Kode nomor surat keluar untuk surat undangan
Kode 009 : Nomor urut surat 009 menunjukkan surat ini merupakan surat ke-9 yang dikeluarkan oleh instansi
DP-KM : Kode instansi Dinas Pendidikan Kota Malang yang mengeluarkan surat
IX : Bulan pembuatan surat
2019 : Tahun pembuatan suratNah, itu dia beberapa cara menulis nomor surat dinas yang benar. Sekarang kamu sudah lebih paham dalam membaca dan menulis nomor surat dinas, bukan?
artikel terkait : Penulisan Surat yang Benar dan Tepat