Kamu pasti pernah melihat kombinasi nomor dan angka yang ada pada sebuah surat. Namun, kamu tahu tidak sih, arti dan maksud dari nomor tersebut? Dan ternyata, Dalam menulis nomor tidak dapat kita tulis secara sembarangan, lho! Berikut ini beberapa cara membuat nomor surat yang mudah untuk kamu pahami.
Apa itu Nomor Surat?
Sebelum masuk ke cara-cara membuat nomor, kenali pengertiannya dulu, yuk. Nomor terdiri kombinasi dari angka dan huruf yang tiap komponennya disusun secara urut.
Penyertaan nomor memiliki tujuan dan fungsi penting. Nomor menjadi syarat wajib yang harus ada pada surat resmi. Tanpa nomor, surat resmi tidak dapat kita keluarkan dan edarkan.
Selain itu, nomor juga bertujuan untuk memudahkan pengelompokkan surat. Dalam suatu lembaga, pasti ada banyak sekali surat yang keluar dan masuk. Oleh karena itu, dilakukan penomoran surat untuk mengelompokkan surat-surat tersebut.
Komponen Nomor pada Surat
Ada apa saja sih, yang terdapat dalam nomor tersebut?
Pada umumnya, nomor ini terdiri dari kode, urutan, singkatan nama lembaga, bulan, dan tahun. Komponen tersebut disusun secara berurutan.
Cara Membuat Nomor
Lalu, bagaimana cara membuat nomor pada surat? Agar kamu tidak bingung, yuk langsung simak cara membuat nomor pada surat berikut ini.
Menentukan Kode Surat
Pertama, hal yang harus kamu lakukan adalah menentukan kode surat. Kode surat berada di paling depan. Kode ini harus kamu sesuaikan dengan jenis surat yang akan kamu keluarkan.
Terdapat beberapa ketentuan yang telah ditetapkan untuk kode surat keluar. Di antara lain yaitu:
- 01 : Surat Keputusan (SK)
- 02 : Surat Undangan (SU)
- 03 : Surat Permohonan (SPm)
- 04 : Surat Pemberitahuan (SPb)
- 05 : Surat Peminjaman (SPp)
- 06 : Surat Pernyataan (SPn)
- 07 : Surat Mandat (SM)
- 08 : Surat Tugas (ST)
- 09 : Surat Keterangan (SKet)
- 10 : Surat Rekomendasi (SR)
- 11 : Surat Balasan (SB)
- 12 : Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
- 13 : Sertifikat (SRT)
- 14 : Surat Perjanjian Kerja (PK)
- 15 : Surat Pengantar (SPeng)
Mencatat Urutan Surat
Setelah mengetahui kode surat, langkah selanjutnya adalah mencatat urutan surat yang akan kamu keluarkan. Urutan ini menunjukkan berapa banyak surat yang telah dikeluarkan sebuah instansi.
Contohnya, tertulis kode urut 005. Hal itu artinya surat tersebut adalah surat ke-5 yang instansi tersebut keluarkan.
Mencantumkan Kode Instansi
Komponen selanjutnya yang perlu kamu cantumkan dalam penomoran surat adalah kode instansi. Umumnya, instansi resmi harus memiliki kode instansi berupa singkatan dari namanya.
Menyertakan Bulan dan Tahun
Dan yang terakhir, yaitu menyertakan bulan dan tahun. Penulisan bulan dalam penomoran surat harus kamu lakukan dalam angka romawi. Contohnya, untuk bulan Februari, kamu bisa menulis II. Sedangkan tahun dapat kamu tulis menggunakan angka biasa.
Contoh Penomor Pada Surat
Selanjutnya, biar kamu semakin paham, yuk, perhatikan contoh surat sekolah berikut ini.
Nomor: 09.004/DP-KM/V/2021
Keterangan:
- 09 : kode surat keterangan
- 004 : kode urut surat
- SMA-HI : kode nama instansi SMA Harapan Indah
- V : bulan pembuatan surat
- 2021 : tahun pembuatan surat
Nah, itu tadi penjelasan seputar cara membuat nomor surat. Gimana nih, teman-teman, sudah tidak bingung lagi kan? kalian bisa pantau berbagai info seputar penulisan di tikawidya.com