7 Tips Bikin Workshop yang Sukses dan Memorable

Workshop adalah sesi atau event interaktif di mana peserta bisa belajar dan terlibat dalam praktik atau diskusi tentang suatu topik. Kalau kamu ingin menyelenggarakan workshop yang berkesan, kamu harus memperhatikan banyak detail mulai dari pemilihan topik sampai follow up setelah acara. Nah, di sini, aku akan membagikan tips bikin workshop yang memorable dari pengalaman-pengalamanku mengisi acara sebagai expert speaker maupun saat aku mengatur workshop-ku sendiri. 

1. Pilih Topik Workshop yang Relevan 

Pertama, kamu harus pilih topik yang memang relevan sama audiens workshop-mu. Misalnya, jika kamu ingin mengadakan workshop untuk pelajar, pilihlah topik yang sesuai dengan kebutuhan dan minat mereka, seperti teknik belajar efektif atau pengembangan diri. 

Pastikan juga topik tersebut memiliki cukup daya tarik sehingga peserta merasa bahwa mereka akan mendapatkan manfaat nyata dari mengikuti workshop tersebut. 

Kamu bisa melakukan survei kecil-kecilan atau riset ringan untuk mendapatkan feedback tentang topik apa yang paling diminati oleh target audiensmu. Ini akan membuat audiens kamu tak mau melewatkan workshop-mu! 

2. Cari Speaker yang Beneran Expert

Nah, ini yang terpenting, kamu butuh speaker atau mentor yang beneran expert di bidangnya. Sebelum mengundang siapapun biasakan untuk meriset orang tersebut. 

Kamu bisa melakukannya dengan cara mencari profil mereka di media sosial, membaca artikel atau tulisan yang pernah mereka buat, atau menonton video presentasi yang telah mereka berikan di seminar atau workshop sebelumnya. 

Cek juga testimoni atau review dari orang-orang yang pernah berinteraksi dengan mereka, baik itu sebagai peserta workshop, klien, atau rekan kerja. Pastikan bahwa mereka memiliki kredibilitas dan pengalaman yang mumpuni untuk mengajar dan memotivasi peserta workshop. 

Jangan lupa juga untuk menanyakan secara langsung ke mereka tentang topik yang akan dibahas! Ini akan membantumu menilai seberapa dalam pengetahuan dan keahlian mereka pada topik tersebut.

3. Bikin Format Workshop yang Interaktif

Workshop yang menarik adalah workshop yang tidak hanya berjalan satu arah. Dengan kata lain, kamu harus memastikan bahwa peserta juga punya ruang untuk berbicara. Jadi, jangan lupa untuk memasukkan sesi tanya jawab ke dalam rundown workshop. 

Selain itu, kamu juga bisa bikin acaramu lebih interaktif lagi dengan cara menyediakan aktivitas kelompok atau breakout sessions yang memungkinkan peserta untuk bekerja sama dalam sebuah tugas tertentu. Ini bisa membantu mereka menerapkan apa yang telah mereka pelajari secara praktis. 

Selanjutnya, kamu juga boleh menggunakan teknologi interaktif seperti polling online atau aplikasi kuis yang bisa menjaga energi kelas tetap hidup dan meningkatkan engagement peserta.

Tambahkan juga ice-breaking di awal workshop untuk memecahkan kebekuan dan membuat suasana lebih akrab. Ini akan mempermudah interaksi antar peserta sepanjang workshop. Dengan format yang interaktif, peserta akan merasa lebih engage dan workshop yang kamu adakan akan menjadi lebih berkesan dan efektif.

4. Sediakan Proyektor untuk Pemaparan Materi

Kenyamanan peserta adalah yang utama dalam sebuah event. Oleh karena itu, kamu mesti memastikan bahwa semua peserta event bisa menonton pemaparan materi dengan baik. Makanya, aku sarankan agar kamu selalu menggunakan proyektor yang ukurannya cukup untuk meng-cover ruangan workshop. 

Nah, tentu saja, tidak semua ruangan sudah punya proyektor. Kalau ini yang terjadi maka kamu harus mempertimbangkan untuk menyewa proyektor. Ada banyak banget tempat sewa proyektor di Jakarta. Tapi, yang aku rekomendasikan cuma eRentals. 

Aku suka banget layanan eRentals karena ada gratis ongkir ke seluruh Jakarta plus mereka bisa bantu kita instalasi proyektor di venue. Selain itu, kalau proyektornya trouble atau ada kerusakan, mereka juga akan langsung menggantinya. Ini pilihan yang pas banget buat kebutuhan penyelenggara workshop yang seringkali ribet harus urus ini itu. 

5. Perhatikan Perlengkapan Teknis

Selain proyektor, kamu juga harus memperhatikan perlengkapan teknis lainnya seperti audio dan ketersediaan koneksi internet. Jangan lupa cek semua perangkat tersebut sehari sebelum acara untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik. 

Kamu juga harus memiliki cadangan untuk perlengkapan penting seperti kabel, adaptor, dan bahkan laptop. Dengan demikian, kamu bisa cepat mengatasi masalah teknis yang mungkin muncul selama workshop.

Pastikan pula bahwa tempat acara memiliki sinyal internet yang kuat dan stabil. Jangan lupa kamu juga bisa membawa modem sendiri untuk berjaga-jaga. 

Selanjutnya, simpanlah nomor kontak teknisi atau IT support yang bisa dihubungi dengan cepat jika terjadi masalah teknis. Jadi, kamu akan mengurangi risiko gangguan dan memastikan workshop berjalan lancar.

6. Bagikan Modul kepada Peserta

Modul adalah salah satu kebutuhan workshop yang penting. Soalnya, membagikan modul kepada semua peserta bisa bikin mereka punya referensi tambahan dan memahami materi yang disampaikan speaker secara lebih mendalam. 

Lalu, gimana caranya bikin modul untuk acaramu? 

1. Pertama, pastikan kamu sudah berdiskusi dengan speaker soal materi yang akan disampaikan. 
2. Selanjutnya, kamu perlu merancang modul tersebut dalam format yang mudah dipahami dan menarik. 
3. Gunakan bullet points untuk memudahkan pembaca. 
4. Tambahkan infografis atau diagram untuk menjelaskan konsep yang kompleks
5. Pastikan tata bahasa serta ejaan dalam modul tersebut sudah benar. 
6. Pilih font yang jelas dan ukuran teks yang nyaman dibaca.
7. Masukkan latihan atau studi kasus dalam modul yang bisa membantu peserta menerapkan apa yang mereka pelajari secara praktis. 
8. Akhirnya, sediakan modul dalam format digital yang bisa diunduh. 

Ini memudahkan peserta untuk mengaksesnya dari mana saja dan kapan saja, dan juga ramah lingkungan karena mengurangi penggunaan kertas. Pastikan file tersebut kompatibel dengan berbagai perangkat dan mudah diakses tanpa perlu software khusus.

7. Follow Up Pasca Acara

Kelar acara, jangan langsung pulang, ya! Sapalah peserta yang sudah meluangkan waktu untuk hadir ke event workshop-mu. Kemudian, coba diskusikan workshop tersebut dengan mereka. Tanyakan apa pendapat mereka tentang workshop tersebut dan saran atau masukan apa yang bisa mereka berikan untuk memperbaiki acara di masa depan. Jadi, kamu bisa dapat feedback langsung dari mereka sekaligus menunjukkan kalau kamu beneran menghargai pendapat mereka.

Selanjutnya, kamu bisa mengirimkan email atau pesan terima kasih kepada semua peserta. Dalam pesan tersebut, sertakan juga link untuk mengisi survey feedback jika ada, serta lampirkan materi atau modul yang telah dibahas selama workshop. Ini akan membantu mereka untuk mengingat dan mereview apa yang telah dipelajari.

Jangan lupa untuk menjaga hubungan dengan peserta. Ajak mereka untuk bergabung dengan komunitas atau mailing list agar mereka punya akses ke acaramu di masa depan. 

Itulah 7 tips bikin workshop yang super penting diterapkan saat kamu menyelenggarakan workshop baik untuk kampus maupun untuk kantor. Ketujuh tips ini akan membantumu bikin acara yang benar-benar berkesan buat peserta. Selamat mencoba!